Integritetspolicy

Din Admin Partner Sverige AB, organisationsnummer 556982-9244, är personuppgiftsansvarig för den behandling som vi själva bestämmer ändamålen med. Det gäller bland annat vår webbplats, offertförfrågningar, kundkontakter, fakturering och lagstadgade kontroller.

Kontaktuppgifter

Din Admin Partner Sverige AB
World Trade Center, Mässans gata 10, Göteborg
E-post: info@dinadmin.se

Du kan kontakta oss på samma adress om du har frågor om personuppgifter eller vill använda dina rättigheter.

I våra redovisnings- och löneuppdrag behandlar vi även personuppgifter för kundföretagets räkning. Det kan exempelvis vara uppgifter om företagets anställda, kunder och leverantörer.

När kundföretaget bestämmer ändamålen med behandlingen är företaget personuppgiftsansvarigt och Din Admin personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras då i ett personuppgiftsbiträdesavtal och sker enligt kundföretagets dokumenterade instruktioner.

Om din arbetsgivare anlitar oss för lönehantering ska du i första hand vända dig till arbetsgivaren med frågor om dina uppgifter. Vi hjälper kundföretaget att hantera sådana förfrågningar.

För behandling som följer av våra egna skyldigheter, exempelvis kundkännedom enligt penningtvättslagen, ansvarar Din Admin självständigt.

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på din kontakt med oss. Det kan vara:

• Kontakt- och företagsuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, befattning och vilket företag du företräder.
• Uppgifter i vår kommunikation: offertförfrågningar, meddelanden, mötesanteckningar och information som du lämnar i ett ärende.
• Avtals- och betalningsuppgifter: uppdragsavtal, behörigheter, fakturauppgifter och betalningshistorik.
• Identitets- och kundkännedomsuppgifter: personnummer, identitetshandlingar, ägarförhållanden, verklig huvudman och uppgifter som behövs för våra lagstadgade kontroller.
• Tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsare, enhetsinformation och tekniska händelser vid användning av webbplatsen.

Vi får uppgifterna från dig, företaget du företräder eller personer som har behörighet att företräda företaget. Vi kan även komplettera uppgifter från offentliga register och leverantörer av företagsinformation, exempelvis uppgifter med ursprung hos Bolagsverket.

Företagsuppgifter omfattas av denna policy när de kan kopplas till en fysisk person, exempelvis en enskild näringsidkare eller en kontaktperson.

Besvara frågor och ta fram offerter

Vi använder kontaktuppgifter, företagsinformation och innehållet i din förfrågan för att besvara frågor, beräkna pris, lämna offert och följa upp dialogen.

För dig som företräder ett företag grundas behandlingen på vårt berättigade intresse av att hantera affärsförfrågningar. Om du själv ska vara avtalspart kan behandlingen i stället vara nödvändig för åtgärder inför ett avtal som du har begärt.

Administrera kundrelationer och uppdrag

Vi använder kontakt-, avtals- och betalningsuppgifter för att planera samarbetet, kommunicera, hantera behörigheter, ge support och fakturera.

När du själv är avtalspart är den rättsliga grunden att fullgöra avtalet. För kontaktpersoner och företrädare hos ett kundföretag är grunden vårt berättigade intresse av att kunna administrera och genomföra uppdraget.

Uppfylla rättsliga skyldigheter

Vi behandlar uppgifter för att uppfylla bland annat bokföringslagen och penningtvättslagen.

Kundkännedom kan omfatta identitetskontroll, ägarförhållanden, verklig huvudman, politiskt utsatt ställning samt affärsförbindelsens syfte och medlens ursprung. Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse.

Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser får inom dessa kontroller bara behandlas när det finns särskilt rättsligt stöd och behandlingen är nödvändig.

Hålla webbplatsen säker och fungerande

Tekniska uppgifter används för drift, felsökning och för att upptäcka och förebygga obehörig åtkomst eller missbruk.

Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att upprätthålla en säker och fungerande webbplats.

Skicka information som du har valt att få

Om du anmäler dig till nyhetsbrev eller andra frivilliga utskick använder vi dina kontaktuppgifter med stöd av ditt samtycke. Du kan när som helst avregistrera dig eller kontakta oss för att återkalla samtycket.

En offertförfrågan innebär inte i sig att du prenumererar på marknadsföringsutskick.

Hantera rättsliga anspråk

När det behövs kan vi behandla relevant kommunikation, avtal och annan dokumentation för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Grunden är vårt berättigade intresse av att tillvarata våra rättigheter.

När vi stödjer en behandling på berättigat intresse ska behovet av behandlingen vägas mot din integritet. Du har rätt att invända mot sådan behandling.

Vi sparar personuppgifter för de ändamål som beskrivs i policyn och raderar eller anonymiserar dem när de inte längre behövs.

• Förfrågningar och offerter som inte leder till uppdrag: normalt högst tolv månader efter den senaste kontakten i ärendet.
• Löpande kundkontakter: under samarbetet och därefter tills avslutande administration, exempelvis slutavräkning och överlämning, är klar.
• Avtal och dokumentation för rättsliga anspråk: de uppgifter som behövs kan sparas längre. Tiden bestäms av tillämpliga preskriptionsfrister och om ett konkret krav eller en tvist pågår.
• Vår egen räkenskapsinformation: till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
• Kundkännedomsunderlag: som huvudregel fem år efter att affärsförbindelsen upphörde. När penningtvättslagens förutsättningar är uppfyllda kan tiden förlängas, dock till sammanlagt högst tio år.
• Frivilliga utskick: tills du återkallar samtycket eller utskicken upphör. Vi kan behålla en begränsad spärruppgift för att säkerställa att du inte får fler utskick.
• Tekniska loggar och cookieuppgifter: enligt den gallringstid som gäller för respektive system eller cookie. Uppgifter om en identifierad säkerhetshändelse kan behöva sparas tills händelsen har utretts och hanterats.

För uppgifter som vi behandlar som personuppgiftsbiträde gäller kundföretagets instruktioner och personuppgiftsbiträdesavtalet, inklusive vad som ska återlämnas eller raderas när uppdraget avslutas.

Personuppgifter kan lämnas till mottagare som behöver dem för ett angivet ändamål:

• Leverantörer av exempelvis IT-drift, e-post, dokumenthantering, redovisningssystem och teknisk support.
• Leverantörer som hjälper oss att genomföra identitets- och kundkännedomskontroller.
• Myndigheter när vi har en skyldighet att lämna uppgifter enligt lag eller myndighetsbeslut.
• Juridiska ombud, försäkringsgivare eller andra rådgivare när det behövs för att hantera ett rättsligt anspråk.

När en leverantör behandlar uppgifter för vår räkning ska behandlingen regleras genom ett personuppgiftsbiträdesavtal. Vissa mottagare, exempelvis myndigheter, ansvarar självständigt för sin behandling.

Vi begränsar utlämnandet till de uppgifter som behövs i det enskilda fallet.

Användning av externa IT- och molntjänster kan innebära att personuppgifter överförs till eller blir tillgängliga från ett land utanför EU/EES.

En sådan överföring får bara ske med stöd av en tillåten överföringsmekanism. Det kan vara ett tillämpligt beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, tillsammans med de kompletterande skyddsåtgärder som behövs.

Du kan kontakta oss för information om en viss överföring och för att få del av de skyddsåtgärder som används.

Nödvändiga cookies används för funktioner som du begär och för att webbplatsen ska fungera. Cookies och annan spårning för statistik eller marknadsföring används först efter att du har lämnat samtycke.

Du ska kunna tacka nej till sådan spårning och ändra eller återkalla ditt val via webbplatsens cookieinställningar.

Information om vilka cookies som används, deras ändamål, leverantörer och lagringstider ska finnas i webbplatsens cookieinformation.

Att besöka webbplatsen eller läsa denna policy innebär inte att du lämnar samtycke till personuppgiftsbehandling.

Vår priskalkylator använder företagsuppgifter, exempelvis omsättning, för att beräkna ett prisförslag. Du kan kontakta oss för att få underlaget förklarat eller korrigerat.

Ett prisförslag innebär inte i sig att ett uppdragsavtal har ingåtts.

Vi ska skydda personuppgifter med tekniska och organisatoriska åtgärder som är anpassade till uppgifterna och riskerna med behandlingen.

Det innebär bland annat att åtkomsten ska begränsas till personer som behöver uppgifterna för sitt arbete, att leverantörer ska omfattas av relevanta dataskyddskrav och att personuppgiftsincidenter ska hanteras enligt dataskyddsförordningen.

Du har, under de förutsättningar som anges i dataskyddsförordningen, rätt att:

• Få information om vår behandling och tillgång till dina personuppgifter.
• Få felaktiga uppgifter rättade och ofullständiga uppgifter kompletterade.
• Begära att uppgifter raderas eller att behandlingen begränsas.
• Invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
• Få ut uppgifter som du har lämnat i ett strukturerat, maskinläsbart format när behandlingen sker automatiserat och grundas på samtycke eller avtal.
• Återkalla ett samtycke. Det påverkar inte lagligheten av den behandling som skedde innan samtycket återkallades.

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring. Då upphör den behandlingen.

Kontakta info@dinadmin.se om du vill använda dina rättigheter. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut eller ändrar uppgifter.

Vi hanterar din begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om ärendet kräver en tillåten förlängning får du besked och en förklaring inom samma tid. Begäran hanteras normalt kostnadsfritt.

Vissa rättigheter kan begränsas av andra lagkrav. Vi kan exempelvis behöva behålla uppgifter enligt bokföringslagen eller penningtvättslagen. Penningtvättslagen kan också hindra oss från att lämna viss information om behandlingen.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY. Du behöver inte kontakta oss först.

Vissa uppgifter krävs för att vi ska kunna besvara din förfrågan, ingå eller fullgöra ett avtal eller genomföra lagstadgad kundkännedom. Om dessa uppgifter saknas kan vi behöva avstå från eller avsluta ett uppdrag. Uppgifter för frivilliga utskick är däremot frivilliga.

Vi uppdaterar policyn när vår behandling eller tillämpliga regler förändras. Vid väsentliga ändringar informerar vi berörda personer på lämpligt sätt. Om uppgifter ska användas för ett nytt ändamål lämnar vi information innan den nya behandlingen börjar.

Den senaste versionen finns på denna sida.